Beschlussantrag:

Begründung / Erläuterung:

Vorteile der Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen

Die Gemeinden, Städte und Ämter sind zur sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung verpflichtet. Das gilt auch für die Beschaffung von Lieferungen und Leistungen. Durch die Bildung einer Einkaufsgemeinschaft können Lieferungen und Leistungen in größeren Mengen zu günstigeren Preisen bezogen, der Verwaltungsaufwand reduziert und gemeinsame Marktbeobachtung und -recherche betrieben werden. Eine Einkaufsgemeinschaft ist darauf ausgerichtet, die Bedarfe der einzelnen öffentlichen Auftraggeber zusammenzuführen. Kostensenkungspotentiale von Einkaufsgemeinschaften entlasten öffentliche Haushalte.

Abschluss einer Vereinbarung auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen 2012 (Einkaufsgemeinschaft)

Mehrere Gemeinden hatten sich 2012 an das damals noch bestehende Regionalbüro Barnim gewandt und ihr Interesse an einer gemeinsamen Ausschreibung von Strom- und Wärmeleistungen bekundet. Das Regionalbüro Barnim, zuständig für die Umsetzung der Null-Emissions-Strategie im Landkreis Barnim, hatte die Interessenbekundung aufgenommen und gemeinsam mit kommunalen Vertretern und Vertretern der berührten Fachämter des Landkreises den Entwurf einer Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen erarbeitet.

Daraufhin schlossen die Gemeinde Ahrensfelde, die Gemeinde Panketal, die Gemeinde Schorfheide, die Gemeinde Wandlitz, die Stadt Bernau bei Berlin, die Stadt Werneuchen, das Amt Biesenthal-Barnim und die diesem Amt angehörenden Gemeinden, das Amt Joachimsthal (Schorfheide) und die diesem Amt angehörenden Gemeinden und der Landkreis Barnim diese Vereinbarung ab.

Verfahren der gemeinsamen Ausschreibung

Vor jeder Vergabe schließen die Einkaufspartner eine Anwendungsvereinbarung nach dem Muster in der Anlage 2 ab. Darin legen sie die zu beschaffenden Produkte und Leistungen im konkreten Fall fest und bestimmen einen federführenden Einkaufspartner.

Beim federführenden Einkaufspartner entsteht ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, weil er die Leistungen auch für die anderen Einkaufspartner ausschreibt. Nicht immer wird der Landkreis Barnim der federführende Einkaufspartner sein. Die Federführung soll wechseln. Daher gehen die an der Einkaufsgemeinschaft Beteiligten davon aus, dass die Kosten durch die wechselnde Federführung ausgeglichen auf alle Einkaufspartner verteilt sind und daher nicht erstattet werden. Sollte die Praxis zeigen, dass sich der Verwaltungsaufwand nicht gleichmäßig auf alle Einkaufspartner verteilt, besteht die Möglichkeit, abweichende Regelungen in der Anwendungsvereinbarung zu treffen oder die Vereinbarung grundsätzlich neu zu verhandeln.

Der federführende Einkaufspartner tritt nach außen in Erscheinung und ist für die

Einhaltung der vergaberechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Er macht einen

Vergabevorschlag und erteilt den Zuschlag auch im Namen der anderen

Einkaufspartner. Es können aber Meinungsverschiedenheiten beispielsweise über die

Zuschlagserteilung oder darüber, ob die Ausschreibung aufgehoben wird, auftreten.

Häufig sind unterschiedliche Auffassungen vertretbar. Die Einkaufspartner müssen sich daher einigen. Für solche Fälle wollen sich die Einkaufspartner ein Widerspruchsrecht vorbehalten. Es darf sich aber nur um einen Widerspruch aus vergaberechtlichen Gründen handeln. Andere Widersprüche bleiben daher unberücksichtigt.

Das Risiko, dass sich die Einkaufspartner möglicherweise nicht innerhalb der Zuschlagsfristen einigen können, erscheint vertretbar. Insbesondere kann dieses Risiko bereits bei der Zeitplanung berücksichtigt und dadurch minimiert werden. Können sich die Einkaufspartner nicht einigen, wird abgestimmt. Alle Einkaufspartner haben ein Interesse an der zu beschaffenden Leistung und werden daher bestrebt sein, Vergabeverfahren innerhalb der vorgegebenen Fristen durchzuführen und zu einem Abschluss zu bringen

Durchführung gemeinsamer Ausschreibungen von Strom- und Gaslieferungen 2014 - 2015 und 2016 - 2019

Auf der Grundlage der geschlossenen Vereinbarung wurden bereits 2-mal Strom- und Gaslieferungen erfolgreich gemeinsam ausgeschrieben. Dabei konnten Kostenersparnisse von bis zu 30 % gegenüber herkömmlichen Ausschreibungen erzielt werden.

Beitritt zur Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen und gemeinsame Ausschreibung von Strom- und Gaslieferungen für 2020 bis 2023

Die Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen sieht vor, dass weitere Mitglieder durch eine Beitrittsvereinbarung mit den Gründungsmitgliedern aufgenommen werden können. Durch den Abschluss der Vereinbarung über den Beitritt der Stadt Eberswalde, des Amtes Britz-Chorin-Oderberg und der diesem Amt angehörenden Gemeinden zur Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen wird auch die Gemeinde Ahrensfelde Mitglied der Einkaufsgemeinschaft und kann von den Vorteilen profitieren.

Die erste gemeinsame Ausschreibung mit den neu beitretenden Gemeinden wird die Ausschreibung von Strom- und Gaslieferungen für die Zeit vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2023 sein. Ohne den Abschluss der Beitrittsvereinbarung ist eine Beteiligung an dieser gemeinsamen Ausschreibung nicht möglich.

Finanzielle Auswirkungen: Ja, in Höhe von €: Nein

Anlagen:

Anlage 1: Vereinbarung über den Beitritt der Stadt Eberswalde, des Amtes Britz-Chorin-Oderberg und der diesem Amt angehörenden Gemeinden zur Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferung und Leistungen

Anlage 2: Anwendungsvereinbarung zur öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen