Herr Dr. Kauert erläutert die vorgesehene Anpassung der Geschäftsordnung, um zukünftig die Zustellung der Sitzungsunterlagen auf elektronischem Weg zu gewährleisten. Häufig gab es Schwierigkeiten bei der Postzustellung. Papier-, Porto- und Druckkosten entfallen. Eine Originalfassung der Unterlagen verbleibt in der Verwaltung, die Einladung und die Tagesordnung wird allen Empfängern per E-Mail zugestellt. Die Unterlagen sind über die mobilen Geräte im Ratsinformationssystem über den entsprechenden Zugang sowohl zu Hause als auch während der Sitzung einsehbar.

Herr Schwarz ergänzt, dass alle Sitzungsräume mit WLAN-Technik ausgestattet sind. Baupläne sind oft so groß, dass die für die Sitzung gefertigten Ausdrucke auf Papier meist sehr schwer lesbar sind. Der gelegentlich erfolgte CD-Versand ist dann nicht mehr notwendig. Angestrebt wird der komplette elektronische Versand der Unterlagen, um die Effektivität zu steigern.

Auf die Frage von Herrn Kusch, ob die Ladungsfristen auf elektronischem Weg gewahrt sind, antwortet Herr Schwarz, dass die Ladung per E-Mail und die Bereitstellung der Vorlagen zum Download ausreicht. Der Nutzer hat die Pflicht, sich über die Vorlagen zu den Tagesordnungspunkten zu informieren.

Herr Meuschke fragt, welche Software auf welchem Gerät installiert wird.

Herr Dr. Kauert antwortet, dass die Nutzer oft unterschiedliche Vorlieben haben. In der ersten Testphase der Verwaltung wurden Windows-Geräte von der Verwaltung genutzt. Über den App-Store wird das Allris-Programm ausgewählt, nach der Installation erfolgen Anmeldung und Serverwahl, die Verwaltung ist den Nutzern gern bei der Einrichtung behilflich. Es stehen für die Betriebssysteme Android-, Windows- und iOS (Apple)-Apps bereit.

Herr Schwarz ergänzt, dass die Windows-App und die Anlage von Notizen noch entwicklungsbedürftig sind. Apple-Geräte funktionieren nach Aussage des Softwareherstellers derzeit am besten.

Herr Gehrke berichtet, dass er auf Android-Basis fast ein Jahr die elektronische Nutzung getestet hat und dies eine große Arbeitserleichterung ist. Zu optimieren ist die Nutzung der Stifte.

Herr Kusch gibt zu bedenken, dass niemand, der nicht technikaffin ist, ausgeschlossen sein soll. Herr Dr. Kauert antwortet, dass in diesem Falle ein eigener Ausdruck der Unterlagen möglich ist.

Beschlussantrag: