Herr Stock erläutert, dass es um die Vorverlagerung der Einreichungsfrist für Anträge, welche auf die Tagesordnung der nächsten Gemeindevertretersitzung aufgenommen werden sollen, geht. Diese soll von derzeit 12 auf 15 Tage vor dem Sitzungstermin verschoben werden. Hintergrund für diese Änderung ist, dass in der Vergangenheit diese Frist immer wieder bis zum letztmöglichen Zeitpunkt ausgereizt wurde. Einige Anträge gingen erst am späten Nachmittag des letzten Tages der Frist ein. Am Vormittag des Folgetages muss dann der Versand der Sitzungsunterlagen erfolgen.

Herr Dr. Kauert erläutert die Problematik noch einmal am Beispiel der Gemeindevertretersitzung. Laut der geltenden Geschäftsordnung können Anträge bis einschließlich Mittwoch, um 24.00 Uhr per E-Mail beim Sitzungsdienst eingehen.

Je später die Anträge eingereicht werden, umso mehr werfen deren Bearbeitung (Erstellung von Vorlagen, Einholung von Unterschriften der Vorsitzenden) die Versendung der Sitzungsunterlagen zurück. Für gewöhnlich erfolgt der Versand im Laufe des Donnerstagvormittags. Es handelt sich also um einen straffen Zeitplan, dessen reibungsloser Ablauf durch sehr spät eingereichte Anträge gestört wird.

Herr Knop merkt an, dass bereits in der vorhandenen Geschäftsordnung ein Tag als Zeitreserve eingebaut wurde. Früher stellte diese Frist auch nie ein wirkliches Problem dar, aber gerade in den letzten Monaten wurde sie fast immer ohne wirkliche Notwendigkeit ausgereizt. Grundsätzlich hat der Sitzungsdienst die Sitzungsunterlagen am Mittwochnachmittag entsprechend ausgefertigt, vorsortiert und für den Versand am Folgetag vorbereitet. Ein sehr später Antragseingang bedeutet eine Ergänzung der Tagesordnung und somit beginnt die gesamte Arbeit unter Umständen von vorn.

Durch den entstehenden Zeitdruck kann es dann auch zu einer Erhöhung der Fehlerquote kommen. Die Verwaltung empfiehlt daher, die Frist um drei Tage zu verlängern, insbesondere für die Zeit, in der die Bearbeitung noch in Papierform erfolgt.

Frau Emmrich folgt der Ansicht der Verwaltung und befürwortet die Abänderung der Frist in der Geschäftsordnung. Gleichzeitig weist sie darauf hin, dass es für ganz dringende Angelegenheiten immer noch die Möglichkeit gibt, diese in der entsprechenden Sitzung vorzubringen und um eine Entscheidung zu bitten, diese mit auf die Tagesordnung aufnehmen zu lassen.

Herr Dr. Kauert betont noch einmal ausdrücklich, dass es sich um eine Änderung von lediglich drei Tagen handelt. Fristende für die in die Tagesordnung aufzunehmenden Beratungsgegenstände wäre dann der Sonntag. Ab Montag kann die Verwaltung bzw. der Sitzungsdienst mit den entsprechenden Sitzungsvorbereitungen starten.

Herr Stock lässt über den Antrag abstimmen:

Beschlussantrag:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Ahrensfelde beschließt die 1. Änderung der Geschäftsordnung der Gemeindevertretung der Gemeinde Ahrensfelde (GeschO) vom 28.10.2019 gemäß Anlage.

Herr Gehrke bittet noch um Ausführungen zur Anfrage der Vorsitzenden der Gemeindevertretung. Frau Hübner fragte, ob es eine Möglichkeit gibt, die Feststellung der Tageordnung durch zwei unabhängige Beschlüsse – einen Beschluss für den öffentlichen und einen für den nichtöffentlichen Teil – bestätigen zu lassen.

Herr Knop erläutert noch einmal kurz, wie es zu diesem Prüfauftrag gekommen ist. Während der Feststellung der Tagesordnung der Gemeindevertretersitzung kam es zu einer Änderung bzw. Abänderung innerhalb des nichtöffentlichen Teils. Ein Tagesordnungspunkt wurde gestrichen. Es brach daraufhin eine große Diskussion zu diesem TOP aus, bei welcher auch zu nichtöffentlichen Inhalten Aussagen erfolgten.

Dann erläutert Herr Knop die Rechtslage. Die Kommunalverfassung sieht eine strikte Trennung nicht ausdrücklich vor. Laut Kommentierung soll über die gesamte Tagesordnung am Anfang der Sitzung abgestimmt werden, gerade auch wegen möglicher Verschiebungen, die die Gemeindevertretung durchaus noch vornehmen könne. Verschiebungen können allerdings nur in eine Richtung, nämlich vom öffentlichen Teil in den nichtöffentlichen, erfolgen. Dies folge aus dem Grundsatz der Öffentlichkeit von Sitzungen.

Bei der Tagesordnung handelt es sich zunächst um einen Vorschlag der Vorsitzenden. Die Festlegung erfolgt dann erst durch die Gremienmitglieder.

Es ist die Aufgabe des/der Vorsitzenden, diese inhaltlichen Diskussionen zu Themen des nichtöffentlichen Teils strikt zu unterbinden.